Archivage papier

Archivage papier du DMST

Malgre la numérisation croissante, de nombreux SPST conservent encore des DMST sous format papier, en totalité ou en partie. L’archivage papier souleve des problématiques spécifiques en matière de sécurité et de conformité RGPD.

Exigences de sécurité physique

• Locaux securises : accès restreint et controle (badge, cle, digicode), protection contre les risques (incendie, inondation)
• Armoires fermees a cle : stockage dans des meubles securises
• Tracabilite des accès : registre des consultations de dossiers
• Separation physique : les DMST doivent etre conserves separement des dossiers administratifs

Destruction sécurisée

A l’expiration de la durée de conservation, les DMST papier doivent etre detruits de manière sécurisée, rendant toute reconstruction impossible. Les methodes admises sont :

• Broyage sur site par un prestataire certifié (norme DIN 66399, niveau P-4 minimum pour les données de santé)
• Incineration controlee avec certificat de destruction

Un bordereau de destruction doit etre etabli, mentionnant la nature des documents, les références des dossiers, la date de destruction et le nom du prestataire. Ce bordereau est conserve de manière permanente.